文秘工作是食品藥品監督管理工作的重要組成部分。文秘工作的好壞，直接關系到機關的正常運轉，直接影響到食品藥品監督部門的形象。食品藥品監管系統組建的時間不長，由于多種原因，文秘工作基礎較差，文秘人才缺乏，嚴重影響了整體工作水平的提高。隨著食品藥品監管事業的發展，工作要求越來越高，文秘工作任務越來越繁重。培養一批高素質的文秘隊伍是當前食品藥品監管隊伍建設一項十分緊迫的任務。
一、當前食品藥品監管系統文秘工作存在的主要問題
近年來，基層食品藥品監管系統文秘工作，在各級領導干部的高度重視下，在全體文秘工作人員的辛勤工作下，取得了一定的成績，但也存在一些問題：
一是認識不到位，對文秘工作重視不夠。文秘工作，就是文字秘書工作的簡稱，其主要職責是通過辦文、辦會、辦事，為領導服務、為機關服務、為基層服務。但是，長期以來，人們習慣認為機關文秘人員無非是抄抄寫寫，收收發發，裝裝訂訂，對文秘工作往往不是很重視，常有重監督檢查輕文字文書工作的現象，對監管中的好做法、好措施、好經驗和取得的成效沒有及時總結和宣傳。甚至一些股室干部還片面地認為文秘工作就是機關辦公室工作，自己股室的文字材料也不主動完成，常常造成材料上報不及時。
二是文秘人員素質參差不齊，專業知識匱乏。由于食品藥品監管局是新成立單位，干部職工都是從行政執法部門以外行業劃轉錄用或調入，他們雖有一定的文秘基礎知識，但對食品藥品監管工作實踐經驗不足，專業底子較薄，還不能十分勝任本系統專業知識很強的文秘工作。
三是文秘工作的職能沒有得到充分發揮。個別文秘工作人員工作不積極主動，不加強溝通，沒有做到勤請示勤匯報，往往造成文秘工作參謀助手、督促檢查、協調綜合的三大職能作用沒有得到較好發揮。
四是深入基層調查研究不夠，脫離實際現象嚴重。由于工作的繁雜性和對文秘工作認識的片面性，導致食品藥品監管系統專業的文秘工作人員深入實際搞調查研究的時間少，常常坐在辦公室閉門造車，或者從網上巧取豪奪，致使系統內的文秘工作脫離實際現象嚴重。
五是從事文秘工作的人員變動頻繁，新手較多。頻繁輪崗雖然可以使系統內的干部職工可以多方面，全方位的掌握食品藥品監管工作，但是另一方面也使系統內的文秘工作受到嚴重的波及，特別是辦公室等專業的文秘工作人員變動頻繁則表現得更加明顯。
六是檔案管理不太規范，文件資料不完整。檔案資料是文秘工作有史可鑒的一個重要渠道。由于系統成立時間短，前期檔案不夠完善，缺乏系統性，致使文秘工作難以從歷史資料中去尋找可以借鑒的依據。
二、做好文秘工作幾點思考
針對上述存在的問題，結合現代文秘工作的特點，我認為應該從以下幾個方面抓好食品藥品監管系統文秘工作。
（一）充實高素質機關工作人員。文秘工作是一項基礎性重要工作，辦文質量的優劣和辦文效率的高低，直接影響到機關的正常運行和機關的對外形象。無論是主要領導還是分管領導都要十分重視辦公室文秘工作，根據工作需要，要不斷優化辦公室人員結構，調整充實文秘工作人員。在使用和引進人才方面要不拘一格，樹立“能者先上”的用人原則，采取“走出處，請進來”的路子，做好利用和引進人才工作。科、股室要選拔德才兼備的兼職文秘工作人員，負責本科、股室的信息收集、文字資料的撰寫等工作。同時,要突出重點、指向明確,對現有人才加強學習，加大培訓力度，有效提高文秘隊伍整體素質。
（二）嚴肅認真地抓好公文處理。嚴格按照機關公文處理的有關規定，高標準，嚴要求，認真做好公文處理各個環節的工作，保證公文質量。特別是文稿起草工作，做到既符合上級政策，具有科學性、嚴密性，又切合實際，有所創新，易于操作，還有較高的文字水平；嚴格公文處理程序，杜絕機關公文“倒流”、“亂流”現象發生；認真搞好公文審核，把好政策關、文字關和格式關，努力做到政策上不出漏子，法律上不出偏差，文字上不出問題，格式上不出錯誤；在文件的制發上，認真執行國家技術監督部門制定的公文質量標準，不斷提高公文印制水平。特別是在重要文件的起草上，包括主題的確定、文件的結構、觀點的形成、材料的組合、實例的運用都做到細致地充分考慮，力求使寫出來的文稿有高度，有新意，對工作有指導意義，能代表機關的最高水平；為領導同志起草、修改各類文稿，始終站在領導的角度來思考，對領導同志的一些重要觀點，認真進行論證、修改、補充和完善，力求使文稿充分體現領導的水平和風格，做到觀點正確、思路清晰、邏輯嚴密、文字精煉，有深度、有新意，對工作有針對性和指導性。同時，要從“文山”中解放文秘工作人員，優化辦文流程，提高辦文效能，控制發文數量，使局機關文件質量明顯提升，文件數量大幅下降。
（三）扎實有效地搞好信息工作。首先建立健全信息網絡和信息報送制度。組建全市系統自上而下的信息網絡，局辦公室文秘人員具體負責采集報送信息的日常工作，并負責指導全市系統的信息工作。同時將信息工作納入目標管理，要求局屬各單位、各科股室的工作信息內容要客觀反映工作動態和重點、難點、焦點問題，并做到及時、真實、準確。全市系統信息工作緊緊圍繞中心工作和各階段重點工作，在信息的深度上和廣度上做實做好文章，注重報道和反映全市系統推進中心工作的新舉措、新成果和新經驗。
（四）切實加強文秘人員素質建設。一是抓好業務學習。從目前我們文秘隊伍的自身素質來看，在思想層面、思維層面上與為行政領導提供高層次、有價值的參謀服務要求相比，還存在不小的差距。要改變這種狀況，首先要求文秘人員必須加強自身的理論學習，不斷提高自身的觀察、分析、判斷能力。文秘人員必須增強新的思維方式，打破舊的傳統的思維模式，跳出成天圍著事務打轉轉的老套做法，經常站在領導的角度考慮大事、要事。其次，要經常站在領導角度考慮問題。既然文秘工作是為領導工作服務的，那么領導工作需要的知識，文秘人員也要學習和掌握；領導工作涉及的領域，文秘人員都應該了解和懂得。總之，要經常站在領導的角度思考問題，盡量使自己的想法與領導考慮的思路基本相吻合，參謀助手作用才能充分發揮出來。第三，要勤于調查研究和積累資料。行政領導決策需要的是數據、事實、狀態分析、發展趨勢預測。這就要求文秘干部經常深入實際、深入基層進行調查研究，掌握第一手材料，為領導提供翔實可靠的事實依據。同時，作為文秘人員必須做到勤于積累資料，平時準備充分，隨時拿得出，用得上，這是當好參謀助手的基本要求。二是提高自身能力。文秘人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，文秘人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求文秘人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。根據職責的要求，文秘人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，文秘人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能；另一方面，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗，增強運用系統觀點統籌安排工作的水平。三是加強個人修養。文秘人員要強化角色意識，找準自己的工作坐標，保持清醒的頭腦，正確把握自己，擺正位置，淡泊明志，樂于奉獻，不追求名利地位，不計較個人得失，不越權辦事。要嚴于律己，保持平和的心態，堅持自警、自省、自勵，做到面對委屈誤解泰然處之，坦蕩為人，安心做事，甘于幕后，默默奉獻。另外，文秘人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅。四是強化職業道德。秘書人員要做好本職工作，還要具有高尚的職業道德。首先，要忠于職守。對我們來說，忠于職守就是忠于食品藥品監管事業，忠于本職工作，對工作認真負責、一絲不茍。其次，要嚴守機密。文秘人員接觸內部文件多，參加重要會議多，一句話，接觸機密多，因此，文秘人員要具有高度的政治責任感、嚴格的組織紀律性和牢固的保密觀念。自覺遵守國家有關保密規定，嚴守自己所知曉的秘密事項，絕不在任何場合向任何人炫耀和泄露領導在決策和管理活動中一些暫時不宜公布的事項，以免給機關帶來損失，給領導帶來被動。第三，要講求效率。文秘人員一定要注重工作效率，培養雷厲風行的工作作風。當日可以處理完畢的，就不要推到明天；急辦的事就要馬上去辦。總之，要把公文處理的時間壓縮到最低限度。第四，要善于合作。文秘人員工作頭緒多、涉及面廣，往往需要幾個科室以及辦公室全體同事的共同努力才能完成，如果單靠自己單槍匹馬，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步調一致，才能順利完成任務。第五，要恪守信用。文秘工作嚴謹慎密、責任重大。必須在工作和人際交往中恪守信用，如安排會議、組織聯絡、收發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能近期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。
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