當(dāng)前文秘工作中存在的主要問題。一是我國的文秘準(zhǔn)入制度存在缺陷。1998年我國制定并實(shí)施了《秘書職業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》。然而，這一制度只能算是一種等級(jí)的評(píng)定制度而不是職業(yè)準(zhǔn)入制度，它只注重從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)而忽略了應(yīng)具備的職業(yè)道德，這就使得我國的文秘行業(yè)出現(xiàn)了良莠不齊、腐敗亂紀(jì)的現(xiàn)象。二是文秘工作人員的素質(zhì)參差不齊。文秘工作是一個(gè)組織中和領(lǐng)導(dǎo)接觸最多的職位，由于受官本位思想的影響，一些文秘人員借機(jī)討好領(lǐng)導(dǎo)，甚至出現(xiàn)一些腐敗和違法行為，影響了文秘工作的社會(huì)地位。三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受傳統(tǒng)思想觀念的影響以及辦公室硬件設(shè)施資金投入不足的限制，加之，在辦公室內(nèi)部一些領(lǐng)域還不能完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，辦公內(nèi)容與實(shí)際要求聯(lián)系不夠緊密，雙向的辦公要求使無紙化辦公有更廣闊的發(fā)展空間。四是公文管理中程序不規(guī)范。公文的辦理程序雖說是一個(gè)嚴(yán)密的體系，但在日常工作中，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無復(fù)核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。
針對(duì)當(dāng)前文秘工作中存在的主要問題，推進(jìn)文秘工作規(guī)范化管理的措施如下：
（一）全面推行文秘工作無紙化辦公。配置優(yōu)良的設(shè)備和工具，全面推進(jìn)電子公文系統(tǒng)，實(shí)行無紙化辦公既符合節(jié)能環(huán)保和低碳減排的發(fā)展要求，又可以利用計(jì)算機(jī)保存資料方便和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸速度快的優(yōu)勢(shì)，大大提高文秘人員的工作效率。一是實(shí)行無紙化辦公，可以改變傳統(tǒng)紙張資料的保存易受時(shí)間和空間限制的不足，就拿圖書館來講，一個(gè)圖書館需要龐大的空間和良好的環(huán)境，人們閱讀和查詢資料需要浪費(fèi)很長時(shí)間，而在電子圖書館只需敲幾個(gè)文字進(jìn)去即可閱覽成功。計(jì)算機(jī)龐大的存儲(chǔ)功能既能確保資料保存的完整性，也為分立條目及時(shí)查閱提供了方便。二是無紙化辦公可以做到省錢和省力。一些大型機(jī)構(gòu)和企業(yè)每天辦公量是巨大的，文秘工作需要大量的紙張和文具，還有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)頻繁添加油墨和維修，這些都大量浪費(fèi)了有限的資金。以前的會(huì)議紀(jì)要可能需要很多人協(xié)作來完成，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，無紙化辦公只需要一臺(tái)電腦就能滿足要求，達(dá)到節(jié)省人力的目的。三是無紙化辦公可以加快工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，對(duì)文秘工作每一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效監(jiān)督，既可以增加工作人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的積極性，又能提高查閱興趣，有助于改善和提高文秘人員的綜合素質(zhì)。四是無紙化辦公對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求是比較高的。文秘人員既要熟練掌握辦公自動(dòng)化軟件，如office系列Access、Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性，時(shí)常存儲(chǔ)資料，明確文件格式，做到無紙與有紙結(jié)合，減少紙張浪費(fèi)。
（二）全面強(qiáng)化文秘工作全過程管理。一是要樹立質(zhì)量服務(wù)意識(shí)。要強(qiáng)化文秘工作人員的質(zhì)量意識(shí)，樹立質(zhì)量第一的觀念，明確文秘工作崗位質(zhì)量責(zé)任。二是嚴(yán)格執(zhí)行文秘工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。教育和引導(dǎo)文秘人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握和嚴(yán)格遵循《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《檔案法》等法律法規(guī)，并結(jié)合單位實(shí)際，修訂完善公文管理各項(xiàng)制度，使文秘從業(yè)人員自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求，加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程。三是理順和完善組織機(jī)構(gòu)，建立一支素質(zhì)過硬、作風(fēng)踏實(shí)、相對(duì)穩(wěn)定的文秘工作人員隊(duì)伍，創(chuàng)造出優(yōu)異的工作業(yè)績。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)及執(zhí)行情況的考核，督促單位領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成自覺閱文的良好習(xí)慣，形成獎(jiǎng)懲分明的約束力，有效發(fā)揮公文管理機(jī)構(gòu)的督查、督辦職能，增強(qiáng)文秘工作的時(shí)效性和實(shí)效性。四是建立有效的公文流轉(zhuǎn)程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文、嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則、嚴(yán)格審核簽發(fā)制度、嚴(yán)格控制文件“份數(shù)”，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效無用的文件。并對(duì)公文審核簽發(fā)手續(xù)、附件、格式進(jìn)行復(fù)核，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號(hào)、排布規(guī)則、裝訂要求，合理確定發(fā)文范圍。五是嚴(yán)格執(zhí)行文秘人員保密工作規(guī)定。文秘工作人員經(jīng)常會(huì)接觸到本單位的機(jī)密，必須嚴(yán)格遵守保密管理規(guī)定，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動(dòng)”。在工作中，還要防止計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的泄密，決不能把領(lǐng)導(dǎo)討論未決的事情泄露出去，給單位工作造成被動(dòng)。
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